作者: nickkiang (淡淡的傷痛...) 看板: SOUTH-YP
標題: 寫在成延活動建議書前面
時間: Thu Sep 9 14:51:40 2004

恩,這篇文章,是在我大二下時開始寫的。那個時候,因為注意到校友會活動中,上下學期時間點的一致性,興起了將其整理歸納出來的想法,所以深入觀察了時間點的相似性,以及各活動時間的狀況比較,再加上一些推測的數據、學長的意見、經驗、自己的慘痛教訓、觀察所有延友(包括立案的北部延友及南部一些私底下運作的延友)以及成大其他校友會的營運情形及他們的創意、組織架構、傳統等整理而出這篇長篇文章。


因此整篇文章最值得看的部分,應該可以說是第(五)篇吧。或許也得說聲抱歉,有些部份,可能有點老生常談。那就請讀者忽略吧。

其實自己的寫作目的,可以是想為類似自己情形的學弟妹,給他們點幫助吧。自己可以算是有點白手起家的意味,因為成延交到自己手上時,確實有些問題;倒是南部延友的老問題了。自己可以說是還有點幸運的是,猶有成延的學長可供經驗傳承,自己也還有一群好幹部可以幫忙。但是如果有一天,有學弟妹想白手起家,我不能保證自己的文章有多大用處,但是至少想用自己整合思考後的一些東西,希望能多少幫忙他們一點。同時,有一些心得跟經驗,如果不藉由這篇文章的保存跟推廣(例如時間點的規律)就讓它就這樣逝去,自己或許也是有點不甘心的吧。

當然,校友會的經營模式是無限多樣的,風格更是可以多變。這篇文章或許算是最基本的東西吧...最適合來看的可能是有危機或剛創的校友會,但是,最基本的東西,或許也可以對其他人有所幫助。

希望這篇文章能給所有學弟妹更多辦活動的啟發及幫助,或許真的是老生常談吧…。但如果真的有用,那我也就滿足了... :)

成大企管95 延平91年四班畢業學長
江榮展
2004.09.09 03:22

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作者: nickkiang (淡淡的傷痛...)
標題: [心得] 成延活動建議書 (一)、(二)
時間: Thu Sep 9 04:04:02 2004

一、 前言

由於經營校友會已經半年多了,多多少也都有一些心得-在一方面可以作為自己下學期去經營校友會的參考;另一方面也是想留給以後的學弟妹們參考,就可以在永續經營延友會上,省一些力氣在摸索上。以上的理由,就是自己想把這些腦子裡的東西寫出來的原因。


因為自覺或許也可以給更多人參考看看,也或許會有學弟妹是類似自己的白手起家的情形,所以雖然有老生常談之嫌,自己卻還是因此就把它貼在了大專聯誼會版了。也希望這份個人的一點經驗,能夠幫助更多的延友會。特別要說明的是,由於這份文件當初是為成大延友會的傳承所寫的,所以有些地方是值得與現實狀況權衡的,這點不得不再特別註明一聲。

特別註明的是,以下的文章內容焦點將放在技術的層面,但是校友會的經營是要放入感情進去的,因為感情正是校友會經營的本質。因此如果在看過這篇文章之後,卻沒有投入感情去經營校友會,我想都會是事倍功半的,這點特別重要。

二、 校友會的產生-幹部種類、組織架構、分家等子架構

1.校友會的幹部職位大體上都是那幾種:正副會長、活動、公關、總務、美宣、文書、家長或直屬學長姐。

2.其實會長的選出是很有彈性的,可以變通;唯較有規模的校友會就必須確定選制。選制有很多種,以所有該大學高中校友為選民,有

(1)報名登記參選制:熱心的校友自行報名,有分只報會長或正副會長共同組對參選。

(2)所有新生候選制:所有新生皆候選人,依第一高票及第二高票為正副會長。

(3)開會討論制:舉辦一聚會,所有出席者共同推舉出會長及副會長。

(4)幹部討論制:所有幹部聚會,討論出學弟妹中優秀的人選順序,再一一詢問其意願以定會長或正副會長。

3.幹部大致上有分兩種,核心幹部及所有幹部。核心幹部是指能夠積極投入校友事務,幫忙很多的幹部,大概僅佔幹部「應屆校友」的1/10;所有幹部涵義較廣,就是多少能來幫忙擔任固定職務的應屆校友,約占1/4,會來參加活動的應屆校友,最多約占4/10;以上是我觀察到的幹部應屆校友幫忙的各項數據,可以大致上參考一下。

4.大體來說,我個人觀察到的組織架構有三種:精簡式、會長直屬及內閣式結構。

(1)精簡式:會長底下直屬數名幹部,幹部數目僅僅四、五人,就是只有設核心幹部為正式幹部,其餘不設幹部職位。優點可能是動作較為小巧靈活,缺點是可能臨時要調派人手亦不大方便,但問題應該還是不大。

(2)會長直屬:會長底下分設數名活動,若干名其餘幹部,或將其他若干職位整合,如「美宣」加「文書」。這種組織適用於會員較少的校友會,所有幹部直屬會長,缺點是會長會較為忙碌,但是較能掌握活動情況,另一個則會有一定的「幽靈幹部」。

(3)內閣式:適用於較大的校友會。會長底下分設數個部門,如活動部、公關部、美宣部、文書部等等,較小的類別可併為同一部、不設部或不設部員。各部設部長一名及部員數名,部員屬部長管轄,部長屬會長管轄。好處是職權部分下放,會長不會太累;缺點是實際情形較難掌握。

5.子架構部分:

(1)分家制:較便於掌握學弟妹狀況,聯絡活動時也比較有效率,缺點是可能會照顧不完全,以及家爸媽對於聯絡的負擔會比較重。

(2)直屬制:多分配一至三名同系或同學院學弟妹為直屬,好處是照顧較為全面,缺點是較難控制學弟妹的狀況,另外也有兩代不合而完全沒有照顧的情形產生。另外,分家制及直屬制的優缺點,大致上是互為相反的。

(3)分部制:較為特殊,可能常必須配合直屬學長姐制。其制度是將學弟妹跟著直屬學長姐分入不同的部門,如活動部、公關部等等,日後(可能就是下學期初)則是會有另外的「選部大會」,藉以供大一學弟妹自行改選自己想要的部門。分部的優點,是在於可以提前儲備校友會幹部;缺點則是剛開始跟學長姐同一部門時,可能與學弟妹的所欲部門之本意不合。

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作者: nickkiang (淡淡的傷痛...)
標題: [心得] 成延活動建議書 (三)、(四)
時間: Thu Sep 9 04:04:23 2004

三、 經費的運用-會費收取及支出要點

會費的定義,就是在於校友會活動的共同支出,因此會費的利用時機,應該謹慎選取。為了怕會費入不敷出,使用上更必須謹慎。


1.會費收取一般來說都是很麻煩並且尷尬的。但是沒辦法的是,為了校友會的永續經營,會費還是得收取的,因此在會費收取的部分,得多多費心。以下列舉幾項自己耳聞過的收會費時的小法子,以供參考。

(1)在一開始的活動中,有些校友會為了節省會費,會盡量提供一些實質的協助換取支持,整個活動的費用就會減少,如小迎新餐會。

(2)在剛開學的幾次大活動中,也可以動用較多的現有會費提升活動的品質,讓新生們受到實質的照顧,進而產生對會內信任感。

(3)在收取會費時需詳細講解會費的用途,俾使新生了解自己的會費的用法及去向,進而信任校友會。

(4)在學期剛開始的幾次都要收會費,宣傳活動時同時強調受理會取會費的服務。一定要跟新生提醒會費的重要。也可以利用同學間的影響使新生想交會費,例如聊到哪些新生已經交會費之類的話題。

(5)可以用匯款或劃撥的方式便利新生在開學前繳交會費

(6)可以提早舉辦迎新活動,使自己成為新生上大學後第一個接觸到的對象,在情感上比較貼近,會使會費收取上比較不會尷尬且便利。

2.在支出的部分:

(1)每次活動金額的控制是很重要的。可以在期初會議時擬定每次或每月活動的規模時,一併依該月活動規模擬定該月活動的預算金額數。每次的活動支出以盡量節省為要求。

(2)可以儘量求活動的創意吸引校友來參加,藉以減少用金錢補助吸引校友的機會。同時活動的創意本身也是可以藉以節省金錢的,畢竟活動好玩有趣就夠吸引人囉。

(3)校內擺攤傳情或是擺攤賣東西則都是增加校友會收入的方法。

四、 活動的開辦-活動規模、性質、內容、舉辦要點

活動舉辦都要注意的事情,除了一些特殊的活動要特別注意的事情,其他總要注意事項如下。

1.活動人數的邀集:這是最重要的部分。以下提出幾點邀集人的方法

(1)幹部們拉自己的好友和熟識者:這是最基本的也最有效的方法,必須要靠這個方法拉到最基本的人氣。

(2)打電話通知:這是對還不熟識的人最有誠意的方法,通常使用於剛入學的新生,也最有效。不過缺點是花費過多

(3)在校友版上宣傳:所謂的宣傳並不只是只公佈一篇活動通知,可能還得製造一下話題,讓校友版裡充斥這樣的訊息,也才比較容易引起想來活動的動機,這是量的部分。質的部分也很重要,必須特別點出這個活動的宗旨或特別之處,讓人看了就覺得自己應該要「回來看看」。缺點是影響不了那些久不來看板的人。

(4)寄信:這是最普遍的方法,可是效率也最差。不只是因為可能會被當成廣告信來處理,就是很容易看了就忘。但是還是有其必要性,至少可以讓更多人知道校友會是有在運作的。

(5)特別提到一點就是,可以在宣傳中強調要使用到多少會費,提醒大家來享用自己的權益,也是一個很有效的方法

2.活動時間點的決定:除了參照下面章節時間點的安排之外,有一些方法是可以協助找出理想中最佳的活動時間點的。另外要特別提到的是,決議時間點,除了較特別的活動之外,一般來說是要以大一跟大二可以的時間為主。

(1)幹部會議中幹部們協商時間。此時幹部群中最好有各院的幹部,至少要同時兼有一類系的人跟二類系的人,這樣在一定程度上才可以顧及到各院之間考試週期等等的因素(如工學院的考試大致上應比文學院為多,考試週期亦較短)

(2)在校友版上連署活動時間。這是最好也最有效率的辦法,只是需要幹部們幫忙去催促大家來連署,因為大家總是會有想晚一點在連署會比較保險的想法。建議可以一次連署兩週的時間,並在一週前開始連署。(ex.單月第一周拿來連署,連署範圍為該月第二週至第三週)

3.活動地點的決定:一般來說是很自由的,只是要配合一下當月份適合的活動規模。

4.活動流程的控制:極重要。在事先就要先蒐集資訊,詳細估計並排定流程,並嚴格執行。因為控制不好會讓人有活動品質不良或幹部能力不足的感覺,因此整學年剛開始的幾個迎新活動的成功與否與此有很大的關聯。

5.活動籌備的時程控制:在一些比較大型的活動中,如一、二籌(第一、二次活動籌備會)、活動練習、彩排、總檢、行前會等等詳細活動準備的流程,都要詳細的註明。流程控制的部分一定要好好執行,活動的成敗先看這裡。列出各個進度應該完成的時間點,並做到所有進度彼此不互相衝到,以及先後進度的銜接。

6.替代方案:如下雨的雨備方案,就絕對是必須的,必須事先想好備案。

就95級幹部領導成大延友會的規模來說,以下的分類是合適的。不過套用在其他較小或較大的校友會就不一定了。在活動成功的前提之下,參與越大規模活動的校友會有越長的時間內會在對校友會產生越強的向心力,但另一方面,活動的時間越長(通常活動規模也越大),會有越少校友可以配合。

1.小規模活動

(1)發送歐趴糖:這是最簡單卻也是最全面性的校友會活動。派一個人去採買歐趴小品,如歐趴糖、歐趴豆花、歐趴肉粽等等的;然後分配給各幹部,發給所有的新生;行有餘力的話也可以發給老人。雖然給人的印象不是很深,但卻可以輕易的讓所有新生都受到照顧,建議在上學期的期中期末考時使用。

(2)午聚:

2.中規模活動

(1)餐聚:最常被考慮也是最常見的聚會模式。建議在餐廳選擇上多多費心。注意特價、優惠時段、有名與否等等因素。

(2)夜烤:

(3)幹部聚會:慰勞幹部。可在暑假或寒假或辦完大活動時的幹部會議後舉辦,惟花費金額需顧及正常校友會活動的舉辦而盡量節省。

(4)DIY:很具創意的活動之一。大家一起包水餃、搓湯圓等等。因為是自己動手作,別有一番趣味,也比一般的餐聚較能凝聚會眾的向心力。

(5)體育競賽:只有在體育種類、數量上要多所著墨,在中等規模來看就是單種的球種。

(6)表演:

(7)會服製作:也是比較全面性的活動。可用於凝聚校友向心力,從活動時延展至平時的層面;穿在身上也可以宣傳校友會或在平時增加彼此的熟悉度。

(8)新生寄送資料:對新生全面性的活動之一,可以讓新生對校友會有最初步的了解。從不寄送資料到寄送數份資料到整理成冊,有很大的彈性。

3.大規模活動

(1)一日出遊:需要注意的是,出遊除了已經有當地相關的旅遊經驗,強烈要求一定要探路(宿營也是)。對於時間控制,路線規劃等等,也要利用探路作一個規劃。

(2)外宿出遊:外宿出遊和一日出遊大抵上一樣,只是要多煩惱住宿訂房的部分,通常只要一住宿,費用就會增加許多,這點不可不斟酌。

(3)傳情:通常要會員數一定以上才有足夠的能力可以辦成的活動,是和擺攤賣東西並列為二能為校友會賺取經費的活動。通常在成大都是擺在大學路上。

(4)擺攤:賣小東西之類的,通常是校友周中的子活動,可獲益,只是必須煩惱要賣的物品及地方,通常在成大都是擺在學生活動中心或是中正堂前。

(5)校友周:於一定時間內組合各項小型活動密集舉辦的大型活動。

4.超大規模(包括合校活動)

(1)宿營:通常鎖定在對象有50人以上的校友會或跨校校友會的聯合活動。需要出節目、排定隊輔等等跟大專迎新營隊同等的規模。辦成功的話,對於凝聚新生對校友會的向心力,有極迅速、較長時間及極強大的效果。台政延友迎新宿營、北輔東延友迎新宿營都是佳例 。

(2)體育性競賽:通常是一整天的活動,並且同時有三四種球種可供選擇,以校友會為單位。延林匹亞、(以前成延學長計畫籌辦的)正成山枚笈喀體育競賽都是一個很好的例子。

(3)校友之夜:一個晚上的表演,有戲劇、跳舞、才藝表演、紀錄片放映(成果回顧)等活動、除了藉以凝聚校友向心力,同時也可以向外宣揚延友之團結向心力。以延友之夜為佳例,另外(以前成延學長舉辦的)南區延友之夜亦是一個不錯的例子。這方面的經驗筆者不多,只知道一些場地借用、人員練習時間調配、場地佈置、聲控、音控等等要忙,但其實複雜的多。

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作者: nickkiang (淡淡的傷痛...)
標題: [心得] 成延活動建議書 (五)、(六)
時間: Thu Sep 9 04:04:39 2004

五、 時機的選擇-舉辦活動的時間點選擇

因為學校行事曆大都有一定的模式可以遵循,所以我大致上找到了一定的規律,以下就依月份來看活動時間點的安置:


(1)8月份(必辦)

8月的活動是很特別的活動,就算稱之為大一新鮮人在大學生活「第一個接觸到的活動」也不為過。那是因為在社團的部分,它們沒辦法在八月就掌握到其潛在社員(無法知道新生的興趣),因此也就無法跟校友會搶人;而系會部分,跟校友會比起來,感情的基礎亦尚輸校友會一籌。由此就可見到8月迎新活動的重要性。此段的活動多以迎新茶會為主,學長姐可以在閒談中讓新生了解自己將來的學校,配合認識及解凍團康,就是很好的迎新活動。

(2)9月份或2月份(必辦)

9月與2月的活動並為上下學期甫一開學的月份,也因此各別都是為整個學期中,學生最能夠參加課外活動的二個月份之一(另二個是10月及3月)。這個月份有一點要注意到的就是:開學通常會有一些例行性的雜務要忙,除了開學有些雜務要辦,如上學期有大量的迎新活動,下學期則是有不定期的系際活動等等,有時候會確實地影響很多,不可不注意。此外據觀察,新生特別喜歡在剛開學的第一個月回家,因此活動的時間點設置必須要注意到這些地方。但是因為這個月份還是沒有什麼課業壓力,因此還是適合舉辦較中大型的活動。如果沒辦法辦到最大,也可以辦次大的活動,將最大的活動移至下個月份。

9月特別要提到的部分,就是關於南區或大學校內迎新的部分。這個月的迎新活動可以將重點特別放在介紹自己學校的部分,或是學校週遭生活的介紹,如逛逛夜市、校園巡禮等等,都是很好的活動內容。此次活動的重心應放在迎接新生的部分。

2月要特別提到的部分就是,可能會有相關的系際活動,或是社團的幹部訓練活動會同時進行,要特別注意。

(3)10月份或3月份(必辦)

這個月份由於還沒有到期中考週,大家還都是很閒,再加上以下的特別原因,因此非常適合舉辦大型的活動;很多時候,甚至都會比期初(九月或二月)的人數還多!根據校友會學長的經驗,10月與3月的活動比較特別的地方,就是在於通常會有較多的校友回來參加活動-無論是學長姐或是學弟妹。原因可能是因為:剛開學大家都參觀了不少社團或是系上的迎新活動,可能活動跑多了,就會有一種類似想要「回家」的感覺,就是想要一種「熟悉」的感覺,這時如果根據校友會的性質來看,校友會活動就會是他們的選擇。另一方面,有些人開學第一個月明明都很閒,卻因為一些雜務不能來活動,這時就會選擇在這個月份活動回流而參加校友會活動。因此這個月份的活動應該以全高中校友為主。

10月要注意的是,要特別讓老人有回來的感覺,活動性質就要辦的盡量能吸引他們出席。這樣才能真正達到讓老人回流的目的。3月要注意的是,可以「選擇性地」考慮開始要讓新生知道自己即將要接下一屆的幹部,但要避免給予太多壓力,也要給予部份援助。

(4)11月份或4月份

11月及4月份是大學期中考的過渡時期。由於各系各科教授不一定只有一次期中考,如果有兩次期中考,可能會是11、4月的頭跟尾,如果只有一次期中考,則可能會是這兩個月份的中間。因此這兩個月分別是上下學期數一數二難選擇活動日的月份。(另一個難選擇的則是期末考月份,但期末考月份卻猶另有方法可循)這兩個月份是為比較難選擇活動時間點的月份,可能可以的就可能只有該月的月初了,當然還是視現實情況得作部份調整。


(5)12月份或5月份(必辦)

12月和5月份都是期中考與期末考的中間過渡時期,由於月初大家可能還有期中考,所以活動較適宜設置在月中。相較於期中考,期末考較為集中,因此月末亦可列入活動時間點設置的考量。

12月比較特別的是,適逢耶誕節假期以及跨年的風潮,許多學生都會有自己私底下安排的活動,因此12月並不適合在24日晚上、31日晚上及月末適逢24 日及31日該週的週末舉辦活動;其他日子倒是較為無妨。例外的就是,耶誕節的傳情風潮特別的盛,即使有許多單位都會針對耶誕節發送傳情,但是耶誕節的傳情人數就是會比別的傳情時段多。如果要辦傳情卻又需要考量到人力問題,建議可以考慮10月擺攤,然後12月再發送傳情物,這樣的時間點設置可以說是非常值得考慮的。

5月份需要考量的部分是,大四老人送舊活動的舉辦。

(6)1月份或6月份

1月以及 6月由於都是期末考密集舉行的時段,活動時間點設置變的很拮据。有兩個方法可以考慮,第一就是在月初舉辦歐趴餐會或是單純發送歐趴糖,把活動辦小即可;另一個,則是建議舉辦期末出遊。但是期末出遊可能會影響到一些人要在寒假私底下安排的活動,而成大延友又有要回台北的部分要煩惱,因此如果要辦期末出遊,一定要先約好時間,請大家留在台南,否則就乾脆不要辦出遊。

6月活動可以考慮的部分是,可以讓下一屆學弟妹幹部試辦這次的活動,而舊任幹部則擔任聯絡及經驗指導的部分即可

在整篇文章的最後,筆者附上一張圖表,藉以便於表示適合舉辦活動的日期。需特別注意的是,實際活動時間點仍應依現實狀況調整。

六、 人氣的創造-聯絡與子架構的關聯性、聯絡要項

在一定的程度上,聯絡跟子架構的關聯性是很大的。

1.直屬:由於是一個學長姐聯絡兩三個同系或同院的學弟妹,雖然在私底下聯絡感情可能會比較方便糗快速,但卻相當不利於校友會的聯絡工作。因為會長底下要直接控制太多人的聯絡工作,所以在連絡工作上會很不確實、鬆散。

2.分家:因為是請家爸媽去聯絡自己的家小孩,所以聯絡會較為確實、緊密。如果有哪個學弟妹不想跑校友會了,通常負責連絡他的家爸媽也會比較清楚;也就是說,因為家爸媽只負責這固定人數的聯絡工作,會對學弟妹的出席意願較有了解。不過缺點是如果家爸媽本身不見了,那風險就是,因為一開始也不確定家爸媽是一時不察沒連絡、抑或根本不想跑校友會,通常不會馬上遞補家爸媽的名額;所以這個家的家小孩有很大的機會會無法受到照顧而流失掉。

聯絡要項部分,以下:

1.原則上大一學弟妹是一定要聯絡的,而有跑的老人們的話,則是能有的話會比較好。

2.在活動前一周,一定要確實完成所有的聯絡工作,活動舉辦的前半個小時,則是建議可以再連絡看看,尤其是在北部迎新的活動,因為對新生還不熟,無法確實掌握他們的狀況,所以強烈建議在一開始的迎新活動做好聯絡的事情。

3.聯絡的方式有很多種,版上公告、版上寄信、電話連絡等等。其中電話連絡會是最確實也最有誠意的聯絡方式,建議一開始跟學弟妹不熟時使用電話聯絡,等日後較熟時再轉換部分為版上的聯絡方式。

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作者: nickkiang (淡淡的傷痛...)
標題: [心得] 成延活動建議書 (七)
時間: Thu Sep 9 04:04:57 2004

(七) 附圖

成筵會活動週期表

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