本文分為上下兩篇:

第一次辦校友活動就上手:成大青年校友社群建構經驗分享(上)
1.    參與動機
2.    為文動機
3.    客群分類:成大青年校友生態(90級-105級)
4.    目標客群:成大青年校友特性

第一次辦校友活動就上手:成大青年校友社群建構經驗分享(下)
5.    活動規劃思考
6.    過往活動形式
7.    行銷戰略:活動宣傳
8.    業務開發:客群接觸
9.    其他校友事務羅列
10.    組織運作新提案
11.    活動籌辦細流


  以下正文繼續。

 

5.    活動規劃思考

 a. 交流核心:綜前所述,若以「職涯」作為活動規劃之核心,會是一個兼具「個人職涯」與「情誼連結」功用的好主題。當然,若要以其他主題作為核心,亦無不可。

 b. 參與機制:因應台北青年社群蓬勃發展之狀況,不以收取會籍費用為主,而以活動費用為主。不預收會費,因對目標客群-青年來說,既不實際且非必要,他們沒必要繳會費來證明自己對學校之向心力。對他們來說,他們與學校的情感連結仍然甚強,跟地域性校友會的連結,也相對無必要。

 c. 台北青年校友社群之先天困難:台北有太多活動可選擇,個人時間有限而無法純粹以情感因素號召參與,必然會以較多個人功利角度而非情感角度來評估參與否。

 d. 活動費用可設定為約350元以下;約莫是台北青年社群最貴參加費用,也是台北基層上班族群能負擔之相對上限金額。

 e. 校友活動,或者說出社會之後的社群籌辦,與學生籌辦之活動比較,因為大家都是上班族,能夠投身活動的時間相對少很多,所以相對比較實用導向,多半是主題設定後,找妥適宜場地,就能直接開辦;鮮少有足夠空閒能夠處理美工等精緻化事務。

 f. 時程規劃:

  i.  迎新等大型活動:從活動開辦時間往前倒推,約莫需要一週時間最終沙推、三週時間為活動推廣與報名期間、一個月為活動籌備時間;共約需花費總共2個月時間。

  ii. 聚會等小型活動:從活動開辦時間往前倒推,約莫需要3天沙推、2週為活動推廣與報名期間、2周活動籌備時間,共需花費大約1個月時間。

 g. 照片紀錄及社團推廣:這是最容易被忽視,卻又是最重要的行銷手段。大學辦活動時,往往著重活動過程之紀錄與公開,就是想要吸引更多人氣;出社會之後大家往往沒啥時間處理這些瑣事,那最起碼且最有效率的,就是透過團體影像的紀錄跟後續的網上公開,延續社團的人氣;更可以在徵得參與者的同意之狀況下,Tag所有參與者,進而讓更多參與者的同校友人,也就是潛在參與者,知道活動乃至於組織的存在。發文的時間點,也最好是晚上九點十點發出,才能效益最大化。


6.    過往活動形式

提供作為未來活動之發想參考。

 a. 講者分享:約好一個場地,如咖啡店或校友活場地,然後邀約講者分享。這是最簡單的聚會形式。

 b. 30秒輪流自介:這個活動形式可做為單次校友聚會的重要輔助單元,因為若是純粹的講者分享,對於促進台下參與者之相互交流並無太大幫助。可以請大家輪流簡短自介,讓全場參與者能夠用相對有效率的方式,認識新朋友。然而,在參與者超過50人的場合,這個單元可能會過於冗長,所以就需要進行相對應的調整。

 c. 學長姐3分鐘自介:上述b類的活動形式較適合在畢業校友為主的活動中實施,因為大家參與活動之主要目的接近,均是認識新朋友。但若返校分享時,學弟妹參與的原因則多半為想認識學長姐,而非認識同儕,故交流節點可以以學長姐為主,讓畢業校友用較長時間自介。

 d. 分組座談:以產業、職能、或參與學長姐等作為區分,進行分組座談,讓參與者自由選擇有興趣組別加入。如企管系、領導力中心等校內組織,來台北進行企業參訪等行程時,做為企業參訪之子活動,邀約諸多青年學長姐,與學弟妹直接面對面分享,職場第一線的情況。這些分享對應屆畢業學弟妹來說,來的更確實及重要。

 f. 巴西窯烤:戶外活動,仰賴活動本身之特色-豪邁的巴西窑烤,來吸引校友參與。

 g. 青年西格瑪(早期):起因是因為94級學姐分享其鋼琴社之經驗-參與者多半得個別借鋼琴室練習,導致社員彼此之間並不熟識。所以他設計每週二的中餐午聚,讓大家有除了練琴以外的交流時間。借用這樣的概念,當初這個校友活動從2013年七月開始,持續約半年,每週一次;由幾位較熱心校友擔任host,讓參與者隨意聊天交流,因應參與群眾多為在台北工作,故交流內容多為職涯規劃,還有各類產業之分享交流。

 h. 青年西格瑪(晚期):因為許多校友的支持,我們也在2013年開展了許多不同主題的校友聚會,如產業交流(後來變成「天地人文創」的創業項目,並成為台北青年社群的重要活動之一)、英語口說、桌遊、籃球等。

 i. 驛站:由94級校友給給學姐在母校開展的帶狀活動,主要是讓在校學弟妹能夠有個自由交流的空間,主題選擇多半為學校學習以外的諸多可能性,包括工作、打工渡假、交換學生、留遊學等等。

 j. 實習:由97級校友李小乖開展的著名項目,邀約企業提供暑期實習職缺,並邀約同產業諸多青年校友返校分享職涯。

 k. 接棒論壇:由95級校友游子慶、李國任等開展的項目,邀約資深校友與青年校友直接對談,暢談產業現況與前景。

 

7.    行銷戰略:活動宣傳

  透過各種管道影響校友決策,增強其參與校友活動之潛在意願。

 a. 宣傳工具:過往於2012年至2015年舉辦過的校友活動,均有保存一個郵件帳號清單,可供寄送活動通知。若有辦法取得單位系所之協助轉錄,也會有很大助益。

 b. 社群領袖(People Hub):可以多多認識各屆的社群領袖與話題人物,並讓他們轉文宣傳。因為他們多半認識很多人,所以傳遞訊息會相對有效率。這些人,包括透過自己大學時跑活動認識之學弟妹;或是跟各大社團學生組織之社長會長、或者是各屆神人。

 c. Facebook:開facebook event後宣傳,讓校友看到熟悉朋友、或是很帥很正的青年校友參加,就會讓校友有誘因加入。另一方面,也可以到各個成大相關之熱門社團宣傳。

 d. 大型活動,宣傳期可以設定約三週左右,在活動舉辦前一周至一個月。若太早,會與實際報名人數有落差,因報名時難抓一個月後行程。若太晚,則時間不足以讓活動訊息發酵擴散。

 e. 活動人數之推估:實際報名人數是FB報名人數之70-80%,實際參與人數再打折約其80%-90%;續攤人數再打折約其60%-70%。

 

8.    業務開發:客群接觸

  校友社群之凝聚並不容易;除了活動籌辦之外,在日常生活中,也可以實際透過各個機會,去接觸各類校友,了解其需求後,媒合校友會資源,才能確實引領其之後實際參與校友會活動。

以下是各種類型校友之應對方式:

 a. 沒興趣,或者略感興趣,但不積極。有想到時,再邀請他參加活動即可。

 b. 有興趣,因事業需求。等到有想到適切資源可以為之介紹,例如適切的校友活動或校友。

 c. 很熱心,樂於分享,想表現。可以邀約分享、演講,但不是邀約擔任活動志工。有些校友之個人事業有行銷需求,也可以歸屬此類。

 d. 很熱心,想尋求以前成大溫暖感覺,想認識優質的新朋友。可以邀約擔任執行段的活動志工,而不盡然是規劃段的志工。

 e. 願意用心投入,不一定需要長期,而多半只需要特定一段期間較為空閒者。個性內向者可邀約活動規劃、設計、統籌;外向者可邀約進行人脈連結,主動去認識各屆的people hub。

 

9.    其他校友事務羅列

 a. 自辦活動外;還可以多想些辦法讓校友有機會交流,如運用email或FB社團,轉貼宣傳其他校友會活動。

 b. 駐會獵頭,或其他可開展之校友服務:邀約具備該專業的校友來擔任。

 c. 會費管理:日常活動收支之統計紀錄等。

 d. FB社團管理:會員審核、文章審核、文章分享、活動照片分享、活動介紹通知等。

 e. 承上:校友會對口,參與校友會理監事會,協助招募台北年會志工等。

 f. 啟下:對應各學生社團,如畢聯會等,協助在校生之職涯相關活動、講者引薦等。

 

10.    組織運作新提案

  最後,就是針對將來青年校友事務運作的一個簡單提案:以專案制,取代會籍制,作為青年校友社群的基本運作方案。換句話說,就是用更靈活,也更游擊的作法。

  為什麼呢?首先我們必須正視青年社群活動活躍之實際狀況。因為有太多活動可以參加,所以青年有太多選擇,不一定會選擇長久地加入一個校友會。所以,與其期望他們繳納會費、不如實際舉辦一些對他們而言有吸引力的活動,並以活動費用來打平開銷,這樣對他們來說,或許更為實在。

  有個很適合的例子可以舉:當年因應白熱化競爭的雜誌市場,壹週刊就不走相對安逸的訂閱制,而是很實在地以各期內容來吸引人購買;固然無法仰賴訂閱制先取得的年費確保營運,但卻讓很紮實的內容,讓更多消費者買單。

  從這個觀念繼續深化,除了活動舉辦要以專案制來取代會籍制,更進一步的,是幹部制度的專案化。也就是說,青年校友社群,無論是半年或者一年一屆,或許都不適合一屆一屆的徵選幹部。一個更實在的作法,應該是針對各個要舉辦的活動,徵選志工幹部即可。優勢如下:

 a. 所需時間相對精簡:針對各個活動,籌備期的第一階段便是徵選幹部,那這個活動本身,就只會耗費參與志工幹部約莫最多兩個月的時間。有心參與校友事務的校友,就可以評估自己近兩個月的狀況,進而決定參與與否。相對不會佔用校友太多的時間與精力。

 b. 相較於一屆一組幹部;每個不同活動的志工幹部群就相當於許多節點,每次徵選志工,都能夠有效增加更多節點,讓校友網絡更加擴大並緊密。

 c. 活動專案團隊,不必刻意尋找相熟的朋友擔任幹部,而只要徵選一組近期有足夠心力參與校友活動籌辦的團隊。而參與這個團隊本身,就能結識一群新的好夥伴

 d. 有心想參與校友會的人,多半就是想認識新朋友。透過參與志工團隊,當然就可以認識到最多人,也讓最多人認識你。

 

11.    活動籌辦細流

  接著,這是根據新的組織架構,推算出來的活動籌辦流程規劃。

 a. 招募:運用email loop等方式,找出生力軍-志工團隊。

 b. 組織:開第一次籌備會,確認總召;若行有餘力,可以一併找出各季活動主辦人。

 c. 討論:討論活動主題、活動形式、活動時間、團隊分工等。

 d. 籌辦:報名表單設計、發佈,可以是日後研究追蹤之利器。報名表格之發佈與管控;跟活動地點、續攤地點、講者等外部合作單位之聯繫。

 e. 活動宣傳、客群開發。

 f. 活動執行。

 g. 後續活動成果宣傳、參與成員名單之整理歸檔。

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